Создание таблиц в Microsoft Access Мандыч Игорь Анатольевич специально для www.mysource.comule.com
Перед тем, как приступить к созданию базы данных, необходимо ответить на следующие вопросы: Какие данные я собираюсь хранить и как их организовать наилучшим образом? Какие действия с входными данными я буду производить? Какая мне нужна информация? Получив ответы, начинаем проектирование базы данных (БД).
На этапе концептуального проектирования следует выделить все объекты, информацию о которых необходимо сохранять в базе данных, указать их свойства и установить связи между ними. объекты
На этапе логического проектирования производится анализ требований к производительности базы данных и строится логическая модель, которая является прототипом базы данных. Из существующих реализаций баз данных наиболее распространена реляционная модель, основой которой являются таблицы и отношения между ними. В каждой таблице хранятся данные о конкретном объекте.
На этапе физического проектирования выбирается СУБД, удовлетворяющая требованиям проекта. Логическая схема преобразуется в объекты БД.
Что такое СУБД? Система управления базами данных (СУБД) - это программа, предназначенная для создания базы данных и организации хранения, обработки и поиска информации. Наиболее используемые из существующих СУБД: Oracle, DB2, MS SQL Server, FoxPro, MS Access, Interbase, Sybase и др.
На сегодняшний день лучшая настольная система управления базами данных для ОС Windows. Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. MS Access
Реляционная СУБД Access предусматривает хранение данных во множестве связанных таблиц, которые снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод.
Таблица – это структура для хранения данных. Информация в таблицах организована в виде записей (строк) и полей (столбцов).
Создание таблицы – это определение имени и типа данных для каждого из полей. В MS Access для представления информации используются следующие типы данных: Текстовый; Поле МЕМО; Числовой; Дата/время; Денежный; Счетчик; Логический; Поле объекта ОЛЕ; Гиперссылка; Мастер подстановок…
Типы данных Microsoft Access
После определения структуры каждой таблицы следует подумать, какое поле таблицы будет однозначно определять каждую запись. Теперь можно приступать к созданию собственно БД! На панели инструментов есть специальная кнопка: То есть выбрать ключевое поле.
Для создания файла базы данных в MS Access, в левом нижнем углу Рабочего стола следует нажать кнопку Пуск, чтобы вызвать Главное меню. Затем из меню Все программы выбрать пункт Microsoft Access.
Можно создать и разместить на своем Рабочем столе Ярлык для программы MS Access Теперь запуск Access осуществляется двойным щелчком на этом значке.
При запуске Access первое,что вы увидите – это диалоговое окно, в котором следует отметить нужный вам пункт. После выбора нажмите кнопку ОК!
В открывшемся окне выберите нужный каталог и задайте имя файла, в котором будет храниться ваша база данных. Имя файла по умолчанию Нажмите кнопку Создать
В левой части окна открытой базы данных находится список Объектов, в котором выбраны Таблицы. В правой – способы создания таблиц.
Рассмотрим способы создания таблиц Для начинающих пользователей лучшим способом является Создание таблицы с помощью мастера При двойном клике мышкой на этой надписи появляется окно, в котором можно выбрать образец таблицы и образцы полей. Есть возможность переименовать поля. Перенос полей из образцов в вашу таблицу осуществляется с помощью кнопок:
В MS Access есть большое количество готовых таблиц для служебного и личного пользования
Если есть поле, похожее на нужное, но с другим именем, то можно дать ему новое имя, нажав кнопку «Переименовать поле…» Имя таблицы и ключевое поле можно задать самостоятельно.
Нажмите кнопку Готово Когда структура созданной таблицы готова, можно вводить данные, т.е. в следующем окне выбрать нужный пункт.
При необходимости срочно ввести большой объем различных данных удобно использовать Создание таблицы путем ввода данных В этом окне нужно просто вводить данные. Чем их будет больше, тем точнее СУБД определит тип поля.
Для выполнения различных операций можно использовать контекстное меню.
Когда нужная таблица содержит специальные поля, которых нет в распоряжении мастера, используем Создание таблицы в режиме конструктора С помощью этого режима можно редактировать и готовую таблицу с внесенными данными. Для этого выделите таблицу и щелкните на панели инструментов кнопку
Окно конструктора таблиц состоит из двух областей: области описания полей и области свойств полей. Каждая строка описывает одно поле. Внизу справа Access дает подсказки. Для получения справки нужно выделить объект и нажать клавишу F1.
Там, где в области свойств поля нет значений, их можно указать самостоятельно. Удобно использовать справку. Для каждого свойства дается подсказка.
Для изменения стандартных свойств поля следует выделить его и щелкнуть мышкой на появившемся выпадающем списке, из которого выбрать нужное значение.
Св-во Условие на значение определяет требования к данным, вводящимся в поле. Этим условием может быть принадлежность данных какому-либо диапазону либо соответствие введенному выражению. Чтобы ввести выражение, следует нажать кнопку: Появится окно Построителя выражений.
В этом окне с помощью предлагаемых функций, констант, операторов можно записать требуемое выражение. Таким же образом можно создать выражение для свойства Значение по умолчанию, которое Access будет отображать автоматически для данного поля при добавлении новой записи в таблицу.
После создания структуры таблицы следует сохранить ее под выбранным именем перед вводом данных. при закрытии окна Конструктора Access предложит сохранить изменения макета или структуры таблицы. в окне Сохранение по умолчанию предлагается имя Таблица1 (если она первая из созданных), которое можно изменить. кроме этого в панели инструментов Стандартная есть кнопка Сохранить. в меню Файл можно выбрать пункт Сохранить как… Имя таблицы должно состоять не более чем из 64 символов и удовлетворять стандартному соглашению об именах, принятому в Access. СДЕЛАТЬ ЭТО МОЖНО РАЗНЫМИ СПОСОБАМИ:
Конец презентации
Прежде чем начать заполнение таблицы информацией, её следует спроектировать. Создание таблиц в Access может происходить несколькими способами: с помощью мастера, посредством ввода данных или с использованием конструктора. Каждый метод запускается отдельным ярлыком. Они появляются сразу же после создания нового файла для базы данных.
Если иконки не видны, откройте окошко «Параметры» через меню «Сервис». В нем выберите команду «Вид» и выставьте «галочку» напротив пункта «Новые ярлыки объектов».
Как создать таблицу в Access путем ввода данных
Этот метод подойдет для тех пользователей, которые затрудняются сразу определить структуру будущего объекта:
Как создать таблицу в Access с помощью Мастера
- В новой БД выберите соответствующую иконку, а в открывшемся окне – назначение таблицы (деловые или личные).
- В поле «Образцы» выбираем подходящий вариант (контакты, сотрудники, клиенты, товары, список рассылки, заказы и пр.) и способ отображения. Если вам потребуются все поля, просто кликните на кнопку ».
- Повторяйте второе действие до тех пор, пока не получится таблица необходимого размера.
- Раздел «Переименование поля» позволяет ввести и сохранить новое имя для ячейки.
- Выберите автоматическое или самостоятельное определение ключа и нажмите «Далее».
- Теперь следует установить связь между созданным объектом и уже существующими. Access делает это автоматом, а пользователь может подкорректировать эти связи либо вовсе удалить их.
- В самом последнем окне Мастера следует указать дальнейшие действия над объектом: изменение структуры, ручной ввод данных, добавление информации при помощи формы, полученной из мастера.
Как создать таблицу в Access с помощью Конструктора
— Конструирование таблиц, понятие ключевого поля, заполнение и редактирование таблиц, типы данных
Прежде чем заполнять таблицу сведениями, её нужно спроектировать. Проектирование таблицы можно начинать после открытия файла БД. В окне БД активизируем закладку Таблицы, щелкаем по кнопке Создать, выбираем из появившегося списка Конструктор --ОК. Появляется окно, в котором мы должны создать структуру таблицы – указать названия полей, типы данных, размеры полей (смотрите рисунок).
Типы данных.
- Текстовый – совокупность произвольных алфавитно-цифровых символов. Размер такого поля не может превышать 255 знаков. По умолчанию присваивается 50 знаков. Размер можно задать с помощью таблицы Свойства поля.
- Поле Memo – длинный текст, предназначенный для примечаний или описания. Используется для создания текста, количество символов которого превышает 255.
- Числовой – числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретные варианты числового типа и их длина задаются в свойстве Размер поля.
- Денежный – позволяет представлять числа в денежном формате. При выборе этого типа данных в таблице Свойства поля устанавливают нужный формат, количество десятичных знаков.
- Дата/время – при выборе этого типа данных нужный формат назначают через свойство Формат поля.
- Логический – данные логического типа могут принимать только одно из двух взаимоисключающих значений – 0 или 1,истина или ложь.
- Поле Счетчика заполняется автоматически. СУБД самостоятельно увеличивает значение переменной в этом поле, присваивая каждой записи новый номер.
Ключевое поле.
Если полю присвоен первичный ключ, то Access
предотвращает дублирование элементов этого поля.
Поле, которому присвоен первичный ключ, называется ключевым полем. Присвоение первичного ключа производят в режиме конструктора: нужно щелкнуть правой кнопкой в любом месте строки со спецификациями поля, которое хотим назначить ключевым→из контекстного меню выбрать Ключевое поле. Поле первичного ключа помечается специальным маркером – значком в виде ключа.
Записи в таблицах автоматически воспроизводятся отсортированными в порядке возрастания по ключевому полю.
После окончания создания структуры таблицы ее следует сохранить(м. Файл -- п.Сохранить--ввести имя таблицы--ОК.
Редактирование проекта таблицы.
Чтобы перейти в режим Конструктора таблицы, нужно во вкладке Таблицы окна Базы данных выделить пиктограмму нужной таблицы, щелкнуть по кнопке Конструктор, откроется проект нужной таблицы, в котором можно:
- Вставить новое поле – для этого щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки со спецификациями поля, перед которым хотим вставить новое поле, из контекстного меню выбрать команду Добавить строки.
- Удалить поле – для этого щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте строки со спецификациями поля, которое хотим удалить, из контекстного меню выбрать команду Удалить строки.
- Ввести новые значения спецификаций поля (имени поля, типа данных и др.) - щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке, содержимое которой хотим изменить, ввести новые значения вместо старых.
Ввод данных в таблицу.
Чтобы заполнить таблицу, нужно ее открыть – дважды щелкнуть по ее значку в окне БД. Новая таблица состоит из одной пустой записи. При вводе данных пустая запись смещается в конец таблицы. При вводе данных Access сверяет их с заданным типом данных, в случае несоответствия выдает предупреждающее сообщение. При вводе данных переход к следующей ячейке происходит при помощи клавиши Enter, либо TAB, либо клавиши со стрелочкой. В обратном направлении – с помощью клавиш Shift+Tab, либо клавиши со стрелочкой. С помощью комбинации клавиш Ctrl -Home можно перейти в первую ячейку таблицы, с помощью Ctrl-End – в последнюю. При помощи Ctrl -" содержимое из верхней ячейки копируется в текущую ячейку.
После заполнения таблицу нужно закрыть с помощью кнопки Х, которая находится в правом верхнем углу окна таблицы. Занесенные данные при этом автоматически сохраняются в таблице.
Редактирование записей таблицы.
- Выделение записи – установить указатель мыши на запись, подлежащую выделению, выполнить команду из строки меню Правка-п.Выделить запись.
- Отмена выделения – щелкнуть в любом месте таблицы.
- Копирование (перемещение) записей в таблице – выделить запись, скопировать (удалить) запись в буфер обмена командой из строки меню Правка –п.Копировать(Вырезать) ; установить указатель мыши на записи, над которой необходимо скопировать новую запись, выполнить команду строки меню Правка –п.Добавить из буфера.
- Удаление записей – выделить запись, выполнить команду строки меню Правка – п.Удалить запись.
Сортировка записей в таблице.
Нужно открыть таблицу, которую необходимо отсортировать. Далее щелкнуть правой кнопкой мыши в любой ячейке поля, по которому сортируем записи--выбрать команду «Сортировка по возрастанию», либо «Сортировка по убыванию».
Надеюсь данная статья помогла вам справится с вопросом как создать таблицу в Access .
-
-
Создание таблицы
В простой базе данных, такой как список контактов, может быть всего одна таблица. Однако во многих базах данных используется несколько таблиц. При создании базы данных на компьютере создается файл, который используется как контейнер для всех ее объектов, включая таблицы.
Есть несколько способов создать таблицу: вы можете создать новую базу данных, вставить таблицу в существующую базу данных или импортировать таблицу из другого источника данных, например книги Microsoft Office Excel, документа Microsoft Office Word, текстового файла или другой базы данных, либо связать таблицу с этим источником. Когда вы создаете новую базу данных, в нее автоматически вставляется новая пустая таблица. Затем вы можете ввести в нее данные, чтобы начать определение полей.
Создание таблицы в новой базе данных
Щелкните Файл > Создать и выберите пункт Пустая база данных рабочего стола .
В поле Файл введите имя файла новой базы данных.
Нажмите кнопку Создать .
Откроется новая база данных, в которой будет создана и открыта в режиме таблицы новая таблица с именем "Таблица1".
Создание таблицы в существующей базе данных
Щелкните Файл > Открыть и выберите базу данных, если она указана в разделе Последние . В противном случае выберите один из вариантов поиска базы данных.
В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую вы хотите открыть,и нажмите кнопку Открыть .
на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица .
В базу данных будет вставлена новая таблица, которая откроется в режиме таблицы.
Использование импорта или связывания для создания таблицы
Чтобы создать таблицу, вы можете импортировать данные из другого файла (например, из листа Excel, списка SharePoint, XML-файла, другой базы данных Access, папки Microsoft Outlook и т. д.) либо связать таблицу с ним.
При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. Последующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. После подключения к источнику и импорта данных можно использовать импортированные данные без подключения к источнику. В структуру импортированной таблицы можно вносить изменения.
Когда осуществляется связывание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящимся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отражаются в источнике, а изменения в источнике - в связанной таблице. Для работы со связанной таблицей необходимо подключение к источнику данных. Изменить структуру связанной таблицы нельзя.
Примечание: Нельзя изменять данные на листе Excel с помощью связанной таблицы. В качестве обходного способа можно импортировать исходные данные в базу данных Access, а затем создать связь с базой данных из Excel.
Создание таблицы с помощью импорта внешних данных или связи с ними
Создание таблицы с использованием сайта SharePoint
Для создания таблицы базы данных можно использовать импортировать список SharePoint или создать связь с ним. Кроме того, вы можете создать новый список SharePoint на основе готового шаблона. В Access доступны такие шаблоны, как "Контакты", "Задачи", "Вопросы" и "События".
Выберите пункт Контакты , Задачи , Вопросы или События .
В диалоговом окне Создание нового списка
Укажите имя нового списка и Описание .
Откройте меню Файл и выберите команду Открыть .
В диалоговом окне Открытие файла базы данных выберите базу данных, в которой вы хотите создать таблицу, и нажмите кнопку Открыть .
На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint .
Выполните одно из указанных ниже действий.
Создание списка SharePoint на основе шаблона
Создание настраиваемого списка
Выберите пункт Другой .
В диалоговом окне Создание нового списка введите URL-адрес сайта SharePoint, на котором вы хотите создать список.
Введите имя и описание для нового списка в полях Укажите имя нового списка и Описание .
Чтобы открыть связанную таблицу после ее создания, установите флажок Открыть список по окончании экспорта (он установлен по умолчанию).
Импорт данных из существующего списка
Выберите пункт .
В диалоговом окне Внешние данные введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего данные, которые нужно импортировать.
Выберите пункт Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных и нажмите кнопку Далее .
Установите флажки всех списков SharePoint, которые нужно импортировать.
Связь со списком
Выберите пункт Существующий список SharePoint .
В диалоговом окне Внешние данные - сайт SharePoint введите URL-адрес сайта SharePoint, содержащего список, связь с которым нужно создать.
Выберите пункт Создать связанную таблицу для связи с источником данных и нажмите кнопку Далее .
Установите флажки всех списков SharePoint, связи с которыми нужно создать.
Создание таблицы с использованием веб-службы
В базе данных можно создать таблицу, подключенную к данным на веб-сайте с интерфейсом веб-службы. Таблицы веб-служб доступны только для чтения.
На вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи нажмите кнопку Дополнительно и выберите команду Службы данных .
Если нужное подключение уже установлено, перейдите к действию 5. В противном случае перейдите к следующему действию.
Нажмите кнопку Установить новое подключение .
Выберите нужный файл подключения и нажмите кнопку ОК .
В диалоговом окне Создание связи с данными веб-службы разверните нужное подключение.
Выберите таблицу, связь с которой требуется создать. Ее поля отобразятся в правой части диалогового окна.
Можно ввести имя связанной таблицы в поле Укажите имя ссылки . Access будет выводить это имя связанной таблицы в области навигации.
Нажмите кнопку ОК . Будет создана связанная таблица.
Настройка свойств таблицы
Кроме настройки свойств полей, можно задать свойства, которые применяются ко всей таблице или ко всем записям.
Сохранение таблицы
После создания или изменения таблицы следует сохранить ее структуру. При первом сохранении таблице необходимо присвоить имя, описывающее содержащиеся в ней данные. Можно использовать до 64 знаков (букв или цифр), включая пробелы. Например, вы можете назвать таблицу "Клиенты", "Перечень запасных частей" или "Товары".
Access предоставляет вам гибкие возможности при именовании таблиц, однако есть и некоторые ограничения. Имя может сдержать до 64 знаков, включать любое сочетание букв, цифр, пробелов и специальных символов, за исключением точек (.), восклицательных знаков (!), квадратных скобок (), начального пробела, начального знака равенства (=) или непечатаемых символов, таких как возврат каретки. Кроме того, имя не должно содержать следующие символы: ` / \ : ; * ? " " < > | #
Совет: Договоритесь о том, по какому принципу будете называть объекты в базе данных, и следуйте этим правилам.
Если вы сохраняете таблицу в первый раз, введите ее имя и нажмите кнопку ОК .
Настройка первичного ключа
Для таблицы следует задать первичный ключ, если только у вас нет веских оснований не делать этого. Access автоматически создает индекс для первичного ключа, что повышает производительность базы данных. Кроме того, Access гарантирует, что каждая запись имеет значение в поле первичного ключа и это значение всегда уникально. Это крайне важно, поскольку в противном случае нельзя надежно отличить одну строку от другой.
При создании таблицы в режиме таблицы Access автоматически создает первичный ключ с именем "Код" и присваивает ему тип данных "Счетчик".
Изменить или удалить первичный ключ, а также задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в Конструкторе.
Определение полей, используемых в качестве первичного ключа
Иногда данные, которые можно использовать в качестве первичного ключа, уже есть. Например, у сотрудников уже могут быть идентификационные номера. Если вы создаете таблицу для отслеживания данных о сотрудниках, в качестве первичного ключа можно использовать их идентификаторы. Иногда идентификаторы сотрудников уникальны только в сочетании с кодами отделов; в этом случае в качестве первичного ключа необходимо использовать сочетание этих полей. Первичный ключ должен обладать следующими характеристиками:
Значение данного поля или сочетания полей должно быть уникальным для каждой записи.
Поле или сочетание полей не должно быть пустым (у них всегда должно быть значение).
Значения не должны изменяться.
Если данных, подходящих на роль первичного ключа, нет, для этого можно создать новое поле. При создании поля для использования в качестве первичного ключа выберите для него тип "Счетчик" - это обеспечит соответствие трем характеристикам, указанным выше.
Настройка или изменение первичного ключа
Удаление первичного ключа
Если попытаться сохранить новую таблицу без первичного ключа, Access предложит создать поле для него. Если нажать кнопку Да , Access создаст поле "Код" с типом данных "Счетчик", в котором будет хранится уникальное значение для каждой записи. Если в таблице уже есть поле с типом "Счетчик", оно будет использовано в качестве первичного ключа. Если нажать кнопку Нет , Access не добавит новое поле и не задаст первичный ключ.
Добавление полей
Чтобы сохранить новый фрагмент данных для уже имеющейся таблицы Access, рекомендуется добавить в нее поле. Например, предположим, что есть таблица с полями, в которых указаны фамилия, имя, адрес электронной почты, номер телефона и почтовый адрес каждого клиента. Если нужно начать отслеживать предпочтительный способ связи для каждого клиента, для хранения таких данных добавляется поле.
Все элементы данных, которые необходимо отслеживать, хранятся в отдельных полях. Например, в таблице контактов можно создать поля "Имя", "Фамилия", "Телефон" и "Адрес", а в таблице товаров - поля "Название товара", "Код товара" и "Цена".
У каждого поля есть некоторые основные характеристики, например имя, которое уникальным образом определяет его в пределах таблицы, тип данных, указывающий на характер данных, операции, которые можно выполнять с данными, и объем места, выделяемого для каждого значения.
Прежде чем создавать поля, разделите данные на минимальные полезные элементы. Потом вам будет намного проще объединить данные, чем разделить их. Например, вместо поля "Полное имя" лучше создать отдельные поля "Имя" и "Фамилия". Благодаря этому вам будет проще искать и сортировать данные по имени, фамилии или их сочетанию. Если вы собираетесь создавать отчет, выполнять сортировку, поиск или вычисления по элементу данных, выделите его в отдельное поле.
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение. Например, свойство Формат задает отображение данных в таблице или форме, включающей поле.
Добавление поля путем ввода данных
Чтобы при создании новой или открытии существующей таблицы в режиме таблицы добавить в нее поле, введите данные в столбец таблицы Добавить поле (1) . В зависимости от того, какое значение введено, тип данных для поля назначается автоматически. Если введенное значение не имеет определенного типа данных, Access выбирает текстовый тип, но при необходимости его можно изменить.
Ввод данных в столбец Добавить поле :
Чтобы создать или открыть таблицу в режиме таблицы, в области навигации щелкните нужную таблицу правой кнопкой мыши и затем Режим таблицы .
Введите имя создаваемого поля в столбец Добавить поле .
Используйте описательное имя, помогающее идентифицировать поле.
Введите данные в новое поле.
Добавление поля с помощью шаблона
Иногда проще выбрать поле из готового списка, чем создавать его вручную. Для выбора поля из списка шаблонов используется список Другие поля . Шаблон поля – это заданный набор характеристик и свойств, описывающих его. Определение шаблона поля включает имя поля, тип данных, значение свойства Формат и ряд других свойств.
Задание свойств полей
Для поля можно задать свойства, определяющие его вид и поведение.
Например, с помощью свойств поля можно:
изменить вид данных в поле;
предотвратить ввод неправильных данных в поле;
задать для поля значение по умолчанию;
ускорить поиск и сортировку по полю.
Некоторые свойства поля можно настроить в режиме таблицы, однако для доступа ко всем свойствам и их настройки необходимо использовать конструктор.
Настраиваемые свойства зависят от типа данных поля.
Задание свойств поля в режиме таблицы
В режиме таблицы можно переименовать поле, изменить его тип, свойство Формат и некоторые другие свойства.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите открыть.
В контекстном меню выберите пункт Режим таблицы .
Переименование поля
Когда вы добавляете поле путем ввода данных в режиме таблицы, Access автоматически присваивает ему универсальное имя. Первому новому полю назначается имя "Поле1", второму - "Поле2" и т. д. По умолчанию имя поля используется в качестве его метки везде, где поле отображается (например, в заголовке столбца таблицы). Если вы присвоите полям описательные имена, вам будет легче просматривать и изменять записи.
Введите новое имя в заголовок поля.
Щелкните правой кнопкой мыши заголовок поля, которое требуется переименовать (например, "Поле1").
В контекстном меню выберите пункт Переименовать поле .
Изменение типа данных поля
При создании поля путем ввода данных в режиме таблицы приложение Access анализирует данные, чтобы определить подходящий тип данных для поля. Например, если ввести значение 01.01.2017 , Access распознает его как дату и назначит полю тип даты-времени. Если Access не может однозначно определить тип данных, по умолчанию полю назначается текстовый тип. (Короткий текст, если используется Access 2016).
Тип данных поля определяет, какие еще свойства вы можете для него задать. Например, свойство Только добавление можно задать только для поля с типом данных "Гиперссылка" или "Поле МЕМО" (или "Длинный текст" в Access 2016).
Бывают ситуации, когда нужно изменить тип данных поля вручную. Представьте, что вам нужно ввести номера комнат, напоминающие даты (например, 10.2017). Если ввести значение 10.2017 в новое поле в режиме таблицы, функция автоматического определения типа данных выберет для поля тип данных "Дата и время". Поскольку номера комнат являются метками, а не датами, для них должен быть установлен тип данных "Текст". Чтобы изменить тип данных поля, выполните указанные ниже действия.
Предупреждение: Эти параметры можно изменять также у полей, которые были созданы ранее. Тем не менее если в поле уже есть данные, некоторые действия могут быть недоступны или привести к повреждению данных.
Задание других свойств поля
Примечание: Не все форматы доступны для всех типов данных. Сначала задайте тип данных, а затем при необходимости настройте формат.
Перемещение поля
Чтобы переместить поле, перетащите его на нужное место. Чтобы выбрать несколько соседних полей для перемещения, щелкните первое поле, и, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните последнее поле. После этого можно перетащить выделенную группу полей на новое место.
При перетаскивании поля меняется его положение в таблице, порядок полей в конструкторе при этом не изменяется. При программном доступе к полям используется исходный порядок. Например, если перетащить поле в новое положение в режиме таблицы, а затем с помощью кнопки "Форма" создать на основе этой таблицы форму, поле будет расположено в исходном положении.
Создание таблиц. Доброго времени суток всем тем, кто решил освоить Microsoft Access. Данная программа относится к системам управления базами данных или сокращенно СУБД. Access является достаточно простой и одновременно эффективной программой для оперирования с базами данных, из-за чего ею пользуются и новички, и продвинутые пользователи. Рассматриваемая нами программа работает с реляционными базами данных. В реляционных базах данных все данные хранятся в таблицах, которые в некотором роде независимы друг от друга. Такая структура очень гибкая и позволят без проблем добавлять новые атрибуты и записи или наоборот, удалять их, не затрагивая другие компоненты баз данных. Строкам в таблице соответствуют записи –это представление некоторого объекта, который описывается в нашей базе данных. Столбцам же в таблицах соответствуют атрибуты – параметры, определяющие свойства того или иного объекта, описываемого в записи.
Итак, мы уже пришли к тому, что все данные в Ms Access хранятся в таблицах, тем самым определив первый шаг – новая база данных начинается с таблицы, т.е. вам необходимо определиться какие именно данные будут находиться в таблице или таблицах. Если вы определились, то можно приступать к созданию новой базы данных. В данной статье в качестве примера будет создана однотабличная база данных, содержащая простые типы данных. Запускаем Ms Access любым удобным для вас образом. Перед нами появится окно следующего вида.
Тут нам предлагается либо создать новую базу данных, либо использовать уже имеющийся шаблон в интернете. Шаблоны удобны тем, что при создании базы данных с помощью шаблона, соответствующего нашей задачи, уже будут созданы таблицы содержащие необходимые атрибуты. Но как правило, не всегда даже при создании той базы данных, которая соответствует нашей задаче, нам будут необходимы все таблицы и атрибуты или наоборот, нам будет недоставать некоторых таблиц или атрибутов, которые придется добавлять вручную. Также могут встретиться нежелательные нам запросы, формы или связи таблиц (об этих объектах Access будет идти речь в следующих статьях).Поэтому всегда проще создать самому базу данных «с нуля», чем мы и займемся. Для того чтобы создать новую базу данных, нужно нажать кнопку «Новая база данных», при этом правая часть окна изменится:
Где мы указываем имя нашей будущей базы данных место, где она будет хранится, после чего нажимаем кнопку «Создать». Окно Access примет следующий вид:
Где мы уже видим, что в новой базе данных уже создана таблица, не содержащая каких-либо записей(т.е строк) и содержащая один атрибут (или столбец) с именем «Код». Этот атрибут предоставляет каждой записи уникальное число или (как правило числа даются в возрастающем порядке, однако для записи может быть выдано и случайно сгенерированное число). Этот атрибут позволят отличать записи друг от друга, так как у двух записей, имеющих абсолютно одинаковые атрибуты, не могут совпадать коды. Но одного кода, наверняка, нам будет мало, поэтому придется добавлять новые столбцы(или как они именуются в Access – поля), чтобы добавлять новые данные, характеризующие ту или иную запись. Новое поле можно добавить несколькими способами:
Одним из вышеуказанных методов создаем все интересующие нас атрибуты. Если некоторые из атрибутов вам покажутся лишними, то их можно убрать, выбрав столбец с соответствующим атрибутом и нажав на кнопку «Удалить». Каждый атрибут может содержать отличные друг от друга данные. В Ms Access существуют следующие типы данных:
- Текстовый – хранит одну строку любых символов(т.е. букв, цифр, знаков препинания и.т.п.)
- Поле МЕМО – позволяет хранить несколько строк символов
- Числовой — хранит численную информацию различного представления(целое, вещественное, процентное и.т.п.)
- Дата/время – хранит дату или время в зависимости от выбранного формата
- Денежный – позволяет хранить числовую информацию с некоторыми отличительными особенностями.
- Логический – принимает два значения: ИСТИНА или ЛОЖЬ(в таблице состояние поля обозначается флажком).
- Поле объекта OLE – позволяет добавлять различного вида файлы(например текстовые документы или рисунки)
- Гиперсылка – переход на страницу в интернете или какой-либо файл.
- Вложение – делает практически тоже, что и объект OLE, но со своими особенностями. Подробнее об этих типах будет рассмотрено в последующих статьях.
Тип для поля задается соответствующим выбором в раскрывающемся списке «Тип данных» сверху таблицы в блоке «Форматирование и тип данных». Некоторые типы данных могут иметь разный формат, например при численном типе данных в заданном поле может храниться либо в экспоненциальном представлении, либо в представлении с фиксированной запятой. Соответствующий требованиям формат выбирается в раскрывающемся списке снизу. Флажок «Уникальное» будет означать то, что каждая запись будет иметь отличное от других записей в этом поле значение, наподобие полю «Код». Флажок «Обязательный» показывает, что каждая запись должна содержать в этом поле какие-либо данные, пустая ячейка недопустима.
В нашей показательной таблице поля примут следующий вид:
Где поля имеют следущий формат:
- Модель – уникальное обязательное текстовое поле
- Страна-производитель – обязательное текстовое поле
- Время работы в режиме ожидания – фиксированное число
- Дата поступления в продажу – дата/время со средним форматом даты
- Сенсорный экран — логическое поле
Теперь, когда все атрибуты заданы, мы можем начать заполнение таблицы. Щелкнув правой кнопкой мыши по таблице и выбрав «новая запись», в первое поле (модель), начинаем вводить текстовое значение(для примера я взял APPLE iPhone 4G – телефон моей мечты). Заметим что в поле «Код» автоматически добавляется новое число, соответствующее номеру нашей записи(в моем случае берется 2, так как первую запись я испортил и удалил, но ее уникальный код все равно сохранился. Далее заполняем следующую информацию. Заметим, что поле «Страна-производитель» мы не можем оставить пустым, т.к. оно обязательно к заполнению, в поле «Время работы…» мы не можем записать буквы ввиду его численного типа, а в поле «дата поступления» при вводе 24.06.2010 значение автоматически меняется на 24-июн-2010, соответствующее среднему форматы данных. В итоге, у нас успешно добавляется следующая запись:
Для наглядности добавим еще одну запись таким же образом (она соответствует моему нынешнему телефону):
Так как я не знал, дату поступления в продажу этого телефона, я оставил это поле пустым, это возможно, так как поле «Дата поступления…» необязательно для заполнения.
Количество записей в таблице практически неограниченно (я делал таблице с 2 миллионами записей). Записи по умолчанию сортируются по коду в возрастающем порядке. Для удобства можно выбрать сортировку по желаемому полю. Для этого достаточно выбрать столбец, соответствующий искомому атрибуту и, нажав по нему правой кнопкой мыши выбираем сортировку «От А до Я», соответствующую возрастающему порядку или «От Я до А», соответствующую убывающему порядку.
На этом мы заканчиваем краткое знакомство с таблицами в базах данных Microsoft Access. В следующих статьях мы подробно рассмотрим типы полей, запросы, формы и многое другое. Всем спасибо за то, что прочитали мою статью!